职场中1天上手任何新技能,如何做到的?

  职场中1天上手任何新技能,如何做到的?

  来源:YouCore(YouCore)

  文:王世民

  关于如何快速学习,想学的人很多,分享的人也很多。

  但绝大多数的学习和分享都有一个共同的毛病:不区分知识和技能的类型,一种学习方法打天下。

  比如有人在给职场人士分享学习经验时,为了证明自己分享的这套学习方法棒,竟然会举自己很快学会弹吉他的例子。

  这完全就是两种截然不同的技能啊:

  前者是认知技能的学习,更侧重理解后的应用;而后者是行为技能的学习,更侧重熟能生巧。

  将这两种不同技能的学习混为一谈,不能说误人子弟吧,但至少有让人误入歧途之嫌。

  到了今天,人类积累的技能已经纷繁复杂,但迄今都没能有一个达成共识的分类标准。不过,大致还是可以分为两类三种:

  ① 行为技能:

  强调身体熟练度的技能,核心在于熟能生巧(最适用刻意练习)。比如,弹奏乐器、歌唱、外科手术、打字等等。

  ② 认知技能(理解性):

  强调理解的深度,要求能够抽象出更一般的规律(几乎无法刻意练习)。比如,战略规划、市场策略、物理理论的研究等等。

  ③ 认知技能(程序性):

  要求先理解,但理解的难度和深度低于策略性的认知技能,而且理解后强调操作或记忆熟练度(理解后,适用刻意练习)。比如,下棋、商务PPT的制作、财务软件的操作等等。

  这篇文章,我先给你分享一个程序性认知技能的快速入门方法。我们以商务PPT制作为例,演示下如何1天就上手这个新技能。

  步骤1:大致了解

  一般人在学习PPT制作技能时,最喜欢采取的学习策略就是直接拿别人的PPT文件过来模仿、修改。

  这种方法很直接,能够很快地应付毕业答辩、工作汇报的需要。

  但弊端也很明显:

  1、制作出的PPT水平,直接由被模仿的PPT水平决定;

  2、只模仿到形、模仿不到神,一旦要新增页面或者重新做一份幻灯片时,立马就被打回原形。

  因此,为了能真正地入门商务PPT的制作,最好能在模仿他人PPT之前,花几个小时,对为什么要做商务PPT,以及商务PPT的基本知识做一个快速了解。

  01 我为什么要掌握商务PPT?

  不问为什么要学习这个技能,就开始动手去学,是很多人在学习程序性技能时常犯的错误。

  你可以回想下,你在学习或动手做工作汇报PPT前,有没有问过自己这个问题:我为什么要掌握这类PPT的制作?

  我估计你有99%的可能没有问过自己这个问题。我之所以敢这么估计,是因为我至少咨询过100多个人,能回答上来的只有1个人。

  那我们到底为什么要掌握商务PPT的制作呢?一般情况下,不外乎3个主要的原因:

  1、可以逻辑更清晰地展现汇报、研究的内容

  2、通过图表化的展示,每页强调的重点可以更突出

  3、配合口头讲解时,逐页演示可以更好地抓住受众的注意力

  你可以将这3个原因,代入到你的实际工作场景中,将掌握商务PPT制作的原因更为具体化。

  这样你在后续的学习中,就会更聚焦、也更有应用场景。

  比如,假设你做PPT是为了年底更好地书面汇报自己的工作业绩,那你就可以将你做商务PPT的理由改为:

  1、可以逻辑更清晰地展现自己的工作业绩

  2、通过图表化的展示,强调突出自己的努力和成果

  你看,一旦弄清楚了制作PPT的理由后,是不是学习目标和重点就明确了:逻辑清晰、突出重点。

  就再也不会将宝贵的时间,浪费在没必要的PPT美化和动画技巧中了。

  02 搜集初步了解所需的商务PPT资料

  学习目标和重点明确后,这就奠定功利性学习的基础了。接下来,就要从工作应用的功利性目标出发,去搜索商务PPT的学习资料了。

  我们的目标是逻辑更清晰、重点更突出,因此你有三种方法,快速找到你要的信息。

  方式一:

  在 Baidu或Google搜索类似如何让PPT逻辑清晰、如何让PPT重点突出这样的关键词。

  搜索示例如下:

  搜索出来的结果,你再从你的目标出发做甄别,过滤掉一些挂羊头、卖狗肉的内容。

  方式二:

  当当或亚马逊搜索书籍:商务PPT

  亚马逊搜索的示例结果如下(过滤掉一些非相关的办公自动化内容):

  当当网的搜索结果如下:

  在搜索书籍的时候要注意2点:

  ◆如果有可能,同一主题最好买3个不同人写的书。因为每个作者都有自己认知和经验的局限,针对同一主题同时看3个人的书,

  一是有助于我们了解得更全面,二是透过他们观点的冲突引导我们做批判性的思考,从而理解得更深刻。

  ◆ 不要只看搜索结果的前几名。各大卖书平台本质上都是商家,一些相关度不高的书籍,因为市场推销的需要,也会被搜索出来,而且在搜索结果中还会很靠前。

  因此,你要多往搜集结果靠后的内容看看,通过目录和内容简介判断是否是你想要的书籍。

  方式三:

  在一些口碑还不错的学习平台上,搜索部分在线课程

  比如,在网易云课堂上搜索,你会发现有14门与商务PPT有关的课程。

  当然,这些课程里有不少是打着商务PPT旗号转卖Office帮助手册的,需要你从目标出发,根据课程目录和课程试听,筛选出内容匹配度高的课程。

  商务PPT因为内容实在太多了,因此从上面这3个渠道大致搜索下,选取其中组织良好的信息作为快速了解的资料来源就可以了。

  如果是信息比较少的学习内容,比如社交营销,那就要从更广泛的渠道查找资料。具体如何做,以后我专门写一篇搜索技巧的文章给你介绍。

  03 快速理解搜集到的内容

  第一批有关商务PPT的资料搜集好了后,就需要快速阅读和理解了。

  在前期快速了解阶段,对于搜集到的资料,千万不要逐字逐句的阅读(这是绝大多数人学习程序性技能时容易犯的错误),而要采取快速浏览的方法。

  比如,你通过baidu搜索如何让PPT逻辑清晰,第一页有10篇检索结果,其中有文章、有PPT讲解、有经验问答。

  你都打开快速浏览下,大致了解下每个人都说了什么核心意思就行。

  通过快速浏览,你大致可以发现,大多数内容都强调首先得让听众明白你的中心思想,再能逻辑清晰地展开。

  就连靠制作炫酷PPT起家的秋叶老师,都在强调其实逻辑才是PPT制作的核心。

  知乎问答也是在提问如何利用PPT讲得逻辑条理更清晰

  第一阶段的快速阅读,理解到这个层次就可以了,因为接下来就可以将学习商务PPT的重点,放在如何利用PPT将工作汇报制作得重点更明确、逻辑更清晰上了。

  如果你觉得网络上的消息鱼目混珠、搜索和辨别起来都挺麻烦,选择通过书来快速了解商务PPT,也是可以的。

  在阅读这类软件技能书籍时,第一遍千万千万不要从头到尾、逐字逐句地阅读,否则你就会将大量的时间浪费在细枝末节的软件操作和图表加工技巧上了。

  要采用快速阅读技巧,先看一遍目录,再快速将书翻一遍,有了大致了解后,第二遍再重点阅读逻辑清晰、突出重点等有关的内容。

  至于软件操作、图表加工的技巧,知道在哪个章节里找得到就可以了,等到后面实际应用需要用的时候,再回来翻阅就行。

  具体如何快速阅读,我举某本书的目录为例。

  如果你觉得看书累,选择的是线上课程,那学习策略基本是一样的。

  也是第一遍大致拖放下课程内容(最多不超过30分钟),然后第二遍再重点看跟逻辑清晰、重点突出有关的内容。

  软件操作、图表制作技巧的内容留作以后具体操作时的帮助库。

  不过在大致了解阶段,我一般不推荐你通过线上课程来学习,两个原因:

  ◆一是线上课程不利于快速查阅,只能根据老师的节奏一步步学习

  ◆二是绝大多数课程不系统,系统的课程内容又很多、时间又很长。

  好了,经过上面的3个过程:

  弄清楚我什么要学习商务PPT,明确了学习的重点;

  搜集初步理解所需的商务PPT资料;

  运用快速阅读理解完搜集的资料;

  大致了解这个步骤的工作就算完成了。

  接下来,就是进入商务PPT的实操阶段了。

  步骤2:简单入门

  复杂性是认知技能学习的最大障碍之一,因此我们一定要会简化。

  经过快速了解阶段,我们已经知道商务PPT制作的重点、主要内容构成、大致的制作步骤了。

  这里面每一个部分的展开,其实内容都是相当多的。

  比如图表美化的技巧,学一辈子都没有止境,而且有些技巧,可能在工作中3年都用不到一次,甚至一辈子都用不到一次。

  因此,我们的学习方法一定不能是根据书本、视频课程一步步地学,这种学习方式既费时、又低效。

  更有效的一种学习方式是,掌握最粗颗粒的框架、以最简单规则入门,再在以后的实际应用中反复迭代,也就是逐渐细化和深化。

  01 粗颗粒的框架构建

  

  学习一个新技能也好、学习一个新概念也好,首先要构建一个粗颗粒的整体框架,这样有了一个大局观后,一是更容易理解,二是不会陷入在细节中。

  经过上一步的大致了解后,你可以比较轻易地构建出商务PPT的整体框架。如下面的逻辑树所示:

  你构建的框架没必要跟我示意的完全一样,根据你的理解构建就行。

  而且第一遍也不要求完美(切记,第一遍不要追求大而全、也不要追求完美),

  随着你后面3个步骤的不断运用,你自然就能将这个框架逐步完善,而且完全紧贴你个人的实际需要。

  粗颗粒的框架构建完成后,你对商务PPT就有一个整体的了解了。

  这时,你再看那些打着PPT达人旗号的大小网红,就能分清楚谁才是真正的商务PPT高手,

  谁其实只是PPT美工达人、PPT动画达人、PPT操作达人了,也就知道应该从谁那儿取什么经了。

  否则,去找PPT图片达人学习如何做一份逻辑清晰的商务PPT,就像唐僧去跟大鹏金翅鸟取佛经一样,取回的就都是歪经了。

  接下来,就要真正出手,动手制作PPT了。

  02 最简单规则入门

  

  对复杂性的简化,除了体现在框架的粗颗粒度上,还体现在入门规则的简单化上。

  在入门一个新的认知技能时,最好能以最简单的规则入门。

  比如下象棋,掌握最基本的旗子走法就行,至于排兵布阵等知识都先不要关注;

  学习会计软件操作时,先掌握怎么新建、输入、保存、修改凭证就行,至于凭证的自动生成规则、各凭证间的勾稽关系等也都先不要关注。

  那商务PPT的制作,我们如何以最简单规则入门呢?

  也很简单,从你搭建的最粗颗粒的框架出发,只掌握完成一个最简单的商务PPT所需了解的规则即可。

  参考商务PPT的粗颗粒框架,我们大致知道要先掌握如下内容:

  软件操作上

  1)会新建、修改、保存PPT文件

  2)会新增、修改、删除幻灯片页面

  3)会开始和停止幻灯片的演示

  幻灯片内容上

  4)会画出PPT内容的逻辑框架

  5)会做PPT封面和目录

  6)会在幻灯片上填充标题、页面内容

  幻灯片格式上

  7)会做简单的页面布局(3大速成图表化技巧)

  8)搭配好基本的颜色和字体

  上面这8点内容,你在第一步 大致了解中,其实都已搜集了多份资料,在动手做的过程中,如果有不清楚的,直接去查阅就可以了。

  下面,我以如何快速入门商务PPT为主题,制作一个简单的PPT文件,对上面8点内容分别做个演示。

  一、软件操作的入门演示

  PowerPoint的软件操作,我相信你早就掌握了,跳过就行。(万一你刚接触PowerPoint,想了解如何在3分钟内就掌握软件操作的话,也可以在YouCore公众号,回复PPT01查看)

  二、幻灯片内容的入门演示

  2-1 画出逻辑框架(逻辑清晰的关键)

  在动手制作商务PPT前,首先要画出PPT内容的逻辑框架,就跟写文章前,要先列大纲一样。

  这个部分基本就确定了主题、目录,以及每页幻灯片的标题

  2-2 制作PPT的封面和目录

  封面内容,就是上一步确定的主题,你可以通过副标题来凸显。

  目录就是逻辑框架的第一层,如果内容很多,需要子目录的话,那就扩展到逻辑框架的第二层。

  2-3 填充幻灯片页面内容(重点突出的关键)

  填写标题。请特别留意,每页幻灯片的标题是商务PPT的核心,要重点突出,一句话概括出本页幻灯片的内容。

  填充页面内容。围绕标题,填充详细的解释内容、推导过程或者数据图表等等。

  这儿请特别留意一点,在填充内容时,先关心展示逻辑,再美化格式。这是商务PPT与其它类型PPT要求不一样的地方。

  三、幻灯片格式的入门演示

  幻灯片格式可谓是学无止境,里面的各种技巧足够你学一辈子,这也是绝大多数PPT教程浓墨重彩的地方。

  不过商务PPT强调内容大于形式,因此掌握基本的图表化技巧就行。

  3-1 简单的页面布局

  这个部分的入门,掌握3个基本的图表化技巧就够了。

  技巧1:加背景。这是最简单上手的一种图表化方法。

  技巧2:文字分框块。

  技巧3:图文结合。左图右文、左文右图、上图下文都可以。

  3-2 搭配好基本的颜色和字体

  商务PPT要求稳重、简洁,要求颜色和字体千万不能花哨。

  颜色的搭配以少、素为主;字体以字体以微软雅黑为主,并保持1.5~2倍行距。

  好了,掌握好上面8个最简单的规则,你就算正式入门商务PPT的制作了,稍微练得熟练点,就能做到80分的水平了。

  你看,这种学习方法,是不是既简单,但又全面、高效、深刻?

  结语

  前面我给你介绍的快速了解、简单入门这两个步骤,其实还是最复杂的一种情况:完全没有人指点,自己摸索学习的情况。

  如果有人指点的话,特别是碰到一个好的引路人的话,程序性认知技能的入门就完全没必要这么复杂了,

  直接请这个人指点就行了,如果这个人足够高明的话(哈哈,比如我),你大约1到2个小时就可以入门商务PPT的制作了。

  不过,名师毕竟是可遇不可求的,为了我们学习能力的真正提升,掌握好这种无人指点状态下,

  快速学习程序性技能的方法还是很有必要的,核心就是4点:

  1、首先要自问为什么学,以明确目标和重点

  2、快速检索和阅读,形成大致了解

  3、构建粗颗粒的整体框架,建立大局观

  4、消除复杂性,以最简单规则入门

  通过上面两个步骤入门后,接下来就需要你在工作中实际应用、间隔重复,以重复迭代、持续改善。

  

  

  内容转载自公众号

  

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